Assumere in studio: quando conviene davvero.

La domanda sbagliata

«Ci serve una persona in più» è quasi sempre la conclusione, non l'analisi. Arriva dopo mesi in cui si è lavorato oltre, dopo una tornata di scadenze andata male, dopo la sensazione — fondatissima — che così non si regge. È una conclusione comprensibile, ed è per questo che raramente viene messa in discussione.

La domanda più utile è un'altra: che tipo di lavoro sta mancando? Perché le risposte sono molto diverse a seconda che manchi capacità di giudizio professionale o capacità di lavorazione ripetitiva — e assumere risolve bene solo il primo caso.

Il conto vero di una risorsa in più

Il costo di un collaboratore non è la retribuzione. È la somma di cinque voci, e le ultime tre sono quelle che non entrano mai nel ragionamento iniziale.

1. Costo aziendale pieno — retribuzione, contributi, TFR, mensilità aggiuntive. È l'unica voce che tutti considerano.
2. Postazione e licenze — hardware, licenze del gestionale (che in molti listini si pagano per utente), formazione iniziale.
3. I mesi improduttivi. Una risorsa junior, nei primi mesi, produce una frazione di quello che produrrà a regime. È un costo pieno a fronte di un output parziale, ed è la voce più grande fra quelle dimenticate.
4. Il tempo di chi forma. Ogni ora di affiancamento è un'ora sottratta a un professionista che costa più della persona che sta formando. Nei primi mesi questo costo può superare la retribuzione stessa.
5. Il rischio di uscita. Se la persona lascia entro il primo o secondo anno, tutto l'investimento in formazione se ne va con lei, e il ciclo ricomincia da capo — inclusi i mesi improduttivi.

Prima domanda: che lavoro manca davvero?

Vale la pena separare, anche solo su un foglio, le ore che oggi mancano in tre categorie.

Lavoro di giudizio

Valutare una posizione, decidere un trattamento, rispondere a un cliente su una scelta, gestire una verifica. Qui non c'è alternativa: serve una persona competente, e prima si assume meglio è — perché formarla richiede anni, non mesi.

Lavoro di lavorazione ripetitiva

Registrazioni ordinarie, quadrature, riconciliazioni, predisposizione di F24, sollecito dei documenti mancanti, archiviazione. È lavoro che ha regole stabili e che si ripete uguale ogni mese. È anche, nella maggior parte degli studi, la quota maggioritaria del tempo — e la ragione principale per cui si arriva alla conclusione «serve una persona».

Lavoro di coordinamento

Sapere chi sta facendo cosa, cosa è in ritardo, quale cliente non ha ancora mandato niente. In molti studi questo lavoro non è assegnato a nessuno: se lo prende il titolare a pezzi, in mezzo a tutto il resto. È una delle poche cose che si risolvono meglio con l'organizzazione che con una persona in più.

Fatta questa separazione, la decisione diventa concreta. Se le ore mancanti sono in maggioranza di giudizio, si assume. Se sono in maggioranza di lavorazione ripetitiva, assumere è la risposta più cara e più fragile fra quelle disponibili.

Perché è difficile trovare, e più difficile tenere

C'è un dato che gli studi conoscono per esperienza: le candidature per i ruoli di ingresso sono meno di un tempo, e chi entra spesso non resta. Le ragioni non sono misteriose.

Il lavoro di ingresso in molti studi è, nei fatti, in larga parte data entry. Chi ha una laurea in economia o un diploma tecnico e si trova a passare due anni a registrare fatture, con picchi di lavoro concentrati in poche settimane dell'anno, riceve in parallelo offerte da altri settori per profili con competenze simili, spesso con retribuzioni e flessibilità superiori. Non è un problema di generazioni: è un problema di proposta di valore del ruolo.

Il corollario pratico è importante: gli studi che assumono con meno difficoltà — e che trattengono le persone — sono quelli in cui il ruolo di ingresso non è solo lavorazione. Il che riporta esattamente alla domanda di prima.

Le tre alternative da valutare prima

1. Ridurre il lavoro di lavorazione

È l'alternativa che agisce sulla causa. Nella pratica significa tre cose: far arrivare i documenti quando servono e non quando il cliente si ricorda (un portale, non una casella di posta); far sì che il sistema proponga la contropartita in base allo storico, invece di far ripetere la stessa decisione ogni mese; e togliere i passaggi manuali in ingresso. Il metodo per quantificare quanto vale è nella guida su quanto costa il data entry allo studio, e il confronto onesto è fra quel costo evitato e l'investimento biennale calcolato sopra.

2. Esternalizzare i picchi

Molti studi hanno un problema di stagionalità, non di capacità media: servono tre persone a giugno e una a ottobre. Assumere per il picco significa pagare capacità inutilizzata per nove mesi. Un supporto esterno a volume, per le lavorazioni standardizzabili, costa di più all'ora e molto meno all'anno.

3. Ridisegnare il ruolo prima di aprirlo

Se si assume — e spesso si deve — vale la pena decidere prima quale parte del lavoro ripetitivo verrà tolta dal ruolo, e cosa ci verrà messo al suo posto. Un annuncio che offre «gestione di un portafoglio clienti con affiancamento su consulenza» attrae candidati diversi da uno che offre «inserimento dati contabili», e trattiene meglio chi entra.

Se la risposta è comunque assumere

Quattro cose che riducono il costo dell'errore, tutte da fare prima del primo giorno:

1. Scrivere i processi prima dell'arrivo. Non un manuale: dieci pagine su come si lavora un cliente tipo, dove stanno le cose, cosa si fa in che ordine. Dimezza le domande e rende l'inserimento indipendente dalla disponibilità di un collega già sotto pressione.
2. Assegnare un referente per l'inserimento, con ore dedicate messe a calendario. «Chiedi pure» non è un piano di inserimento: è ciò che accade quando non c'è.
3. Definire il perimetro dei primi sei mesi, e dirlo in colloquio. Le persone accettano volentieri di iniziare dal basso se sanno dove porta e in quanto tempo.
4. Non assumere a ridosso di una scadenza. Inserire una persona a maggio significa non inserirla: significa metterla a fare quello che serve subito, che è esattamente il lavoro da cui poi se ne andrà.

Checklist

1. Ha separato le ore mancanti fra giudizio, lavorazione e coordinamento?
2. Ha calcolato l'investimento biennale, non lo stipendio mensile?
3. Sa quanto le costa oggi la sola lavorazione ripetitiva, in euro all'anno?
4. Il problema è di capacità media o di picco stagionale?
5. Il ruolo che aprirebbe è un ruolo in cui lei resterebbe due anni?
6. Ha scritto come si lavora un cliente tipo, prima di far entrare qualcuno?

In sintesi

Assumere è la risposta giusta quando manca giudizio professionale, ed è una risposta cara e fragile quando manca capacità di lavorazione. La distinzione richiede mezz'ora di analisi e cambia una decisione che pesa, sul biennio, quanto un investimento importante.

La verifica finale è semplice: se la persona che sta per assumere passerà il primo anno a fare lavoro che si ripete uguale ogni mese, la sta assumendo per un problema che si risolve altrove — e con ogni probabilità se ne andrà prima di aver ripagato l'investimento.

Optlyx Prisma lavora esattamente su quella quota: documenti che arrivano dal portale invece di essere rincorsi, registrazioni che partono dallo storico invece che da zero, e il coordinamento — chi fa cosa, cosa è in ritardo — che smette di stare nella testa del titolare.

Domande frequenti