Cosa deve contenere un sollecito di pagamento
Prima dei modelli, la regola che li rende efficaci. Un sollecito che funziona contiene sempre cinque elementi, indipendentemente dal tono:
- Il riferimento esatto alla fattura: numero, data ed eventuale ordine collegato
- La scadenza trascorsa: la data entro cui il pagamento era dovuto
- L'importo ancora dovuto: cifra precisa, inclusi eventuali interessi se già maturati
- Le modalità di pagamento: IBAN, causale, o meglio un link di pagamento che elimina l'attrito
- Un nuovo termine breve: una data entro cui si chiede di regolarizzare (es. 7 giorni)
La sequenza tipica è di tre o quattro passaggi, ciascuno con un tono diverso. Vediamoli con i testi pronti.
Come usare i modelli
Sostituisci i campi tra parentesi quadre […] con i dati reali. I testi sono pensati per ritardi su fatture B2B; adàttali al tuo settore e al rapporto col cliente. Per scaricarli tutti in un unico file modificabile, usa il kit in fondo alla pagina.
1. Primo sollecito di pagamento (bonario)
Da inviare pochi giorni dopo la scadenza (3-7 giorni). Tono cortese: il ritardo, nella maggior parte dei casi, è una dimenticanza o una fattura non registrata. Va benissimo come email.
Oggetto: Promemoria fattura n. [numero] del [data] — in scadenza
Gentile [Nome cliente / Ragione sociale],
Le scriviamo per un semplice promemoria relativo alla fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], con scadenza il [data scadenza], che alla data odierna non ci risulta ancora saldata.
Probabilmente si tratta di una svista: le saremmo grati se potesse provvedere al pagamento entro il [nuova data, es. +7 giorni] tramite bonifico su IBAN [IBAN] (causale: fattura [numero]).
Se il pagamento è già stato effettuato, la preghiamo di ignorare questo messaggio e, se possibile, di inviarci la contabile.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
[Nome] — [Studio / Azienda]
2. Secondo sollecito di pagamento (fermo)
Se il primo resta senza risposta, dopo 7-10 giorni si alza il tono: cortese ma chiaro sul fatto che il ritardo è ora un problema. Ancora via email, ma con un termine più stringente.
Oggetto: Secondo sollecito — fattura n. [numero] scaduta
Gentile [Nome cliente],
Con la presente torniamo a sollecitare il pagamento della fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], scaduta il [data scadenza] e a oggi non ancora saldata, nonostante il nostro precedente promemoria del [data primo sollecito].
La invitiamo a provvedere entro e non oltre il [nuova data, es. +5 giorni]. In assenza di riscontro saremo costretti a procedere con le azioni previste a tutela del nostro credito, con l'eventuale addebito degli interessi di mora di legge.
Qualora vi fossero difficoltà a far fronte all'importo, la invitiamo a contattarci per concordare un piano di rientro.
Distinti saluti,
[Nome] — [Studio / Azienda]
3. Terzo sollecito / messa in mora (PEC)
L'ultimo passaggio prima del recupero del credito. Tono formale, intimazione esplicita, e — questo è il punto — inviato per PEC o raccomandata A/R per avere prova certa della ricezione. È qui che il sollecito assume valore di costituzione in mora ai sensi dell'art. 1219 c.c.
Oggetto: Diffida e messa in mora — fattura n. [numero]
Spett.le [Ragione sociale], [indirizzo / PEC]
Con la presente, inviata a mezzo PEC, si intima e si diffida codesta società al pagamento della fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], scaduta il [data scadenza] e tuttora insoluta, malgrado i precedenti solleciti del [date].
Si invita a versare l'importo dovuto, oltre agli interessi di mora maturati e maturandi, entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico su IBAN [IBAN].
Decorso inutilmente tale termine, ci vedremo costretti ad agire nelle competenti sedi per il recupero coattivo del credito, con aggravio a Vostro carico di ogni ulteriore spesa, interesse e competenza.
La presente vale a ogni effetto di legge quale costituzione in mora e atto interruttivo della prescrizione.
[Luogo, data] — [Nome e firma] — [Studio / Azienda]
Nota legale
I testi sono modelli generali a scopo orientativo. La messa in mora e gli interessi di mora nelle transazioni commerciali sono disciplinati, tra l'altro, dall'art. 1219 c.c. e dal D.Lgs. 231/2002 (ritardi di pagamento). Per le diffide e le azioni di recupero più rilevanti è opportuno il vaglio di un legale: l'efficacia dell'atto dipende dalla corretta formulazione e dalla prova della ricezione.
Versione breve per email (promemoria rapido)
Per i clienti con cui hai un buon rapporto, a volte basta un messaggio di due righe. Ottimo come primissimo tocco, anche via WhatsApp.
Gentile [Nome], le ricordo che la fattura n. [numero] di € [importo] è scaduta il [data]. Può saldarla qui: [link di pagamento]. Se ha già provveduto, ignori pure questo messaggio. Grazie!
Tempi e toni: la sequenza che funziona
| Passaggio | Quando | Tono | Canale |
|---|---|---|---|
| Promemoria pre-scadenza (opzionale) | 2-3 giorni prima | Cortese | Email / WhatsApp |
| 1° sollecito bonario | +3-7 giorni dalla scadenza | Cortese | |
| 2° sollecito fermo | +7-10 giorni | Fermo | |
| 3° sollecito / messa in mora | +7-10 giorni | Formale, intimazione | PEC / raccomandata A/R |
| Recupero del credito | Termine scaduto | Legale | Diffida del legale / decreto ingiuntivo |
Due principi guidano tutta la sequenza:
- Tempestività: ogni giorno che passa riduce le probabilità di incasso e allunga il DSO. Il primo sollecito tempestivo è l'arma più efficace.
- Costanza e tracciabilità: i crediti si perdono per inerzia, non per cattiveria del debitore. Serve un processo che ricordi chi sollecitare, quando e a che punto della sequenza è ogni posizione.
Dal fac simile al processo
Il problema dei modelli, da soli, è che richiedono qualcuno che si ricordi di usarli, al momento giusto, su ogni fattura scaduta. In uno studio o in un'azienda con decine di posizioni aperte, copiare a mano l'email giusta e tenere traccia di chi è al primo e chi al terzo sollecito è esattamente il lavoro che non viene mai fatto fino in fondo.
È qui che il sollecito smette di essere un testo e diventa un processo automatico. Optlyx Prisma e il modulo Optlyx Pay permettono di inviare solleciti scaglionati in automatico a partire dalle scadenze delle fatture, con il link di pagamento già incluso, e di vedere in un cruscotto lo stato di ogni posizione: chi ha pagato, chi è al primo promemoria, chi va portato alla messa in mora. Lo stesso testo che qui copi a mano, lì parte da solo all'ora giusta.
Il modello giusto al momento giusto, senza pensarci
Un sollecito inviato il giorno dopo la scadenza incassa molto più di uno inviato un mese dopo. Automatizzare la sequenza significa non dipendere più dalla memoria di nessuno: ogni fattura scaduta riceve il suo promemoria, e tu intervieni a mano solo sui casi che lo meritano davvero.
Domande frequenti sul sollecito di pagamento
Come si scrive un sollecito di pagamento?
Indica sempre il riferimento alla fattura (numero, data, importo), la scadenza trascorsa, l'importo dovuto, le modalità di pagamento e un nuovo termine breve. Il tono va calibrato sul numero del sollecito: cortese al primo, più fermo ai successivi. I primi invii vanno bene via email; gli ultimi è meglio inviarli per PEC o raccomandata per avere prova della messa in mora.
Quanti solleciti di pagamento si possono inviare?
Non c'è un numero massimo previsto dalla legge. Nella pratica si usa una sequenza di tre o quattro passaggi a intensità crescente: primo sollecito bonario, secondo sollecito fermo, terzo sollecito o messa in mora via PEC, e infine il recupero del credito. Conta più la costanza e la tracciabilità che il numero.
Qual è la differenza tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito è una richiesta di pagamento, anche informale. La messa in mora (art. 1219 c.c.) è un atto formale, inviato con mezzo che ne provi la ricezione (PEC o raccomandata A/R), che intima il pagamento e produce effetti giuridici come la decorrenza degli interessi di mora. Gli ultimi solleciti assumono spesso valore di messa in mora quando contengono un'intimazione formale e prova di ricezione.
Quando inviare il primo sollecito di pagamento?
Pochi giorni dopo la scadenza, in genere entro 3-7 giorni. Aspettare settimane riduce le probabilità di incasso e allunga il DSO. Un primo promemoria tempestivo e cortese spesso basta a risolvere i ritardi dovuti a una semplice dimenticanza.
Il sollecito va inviato per PEC o per email?
Per i primi solleciti, dal tono collaborativo, l'email ordinaria è perfetta. Per gli ultimi passaggi, quando il sollecito assume valore di messa in mora, è preferibile la PEC o la raccomandata A/R, che forniscono prova certa di spedizione e ricezione, utile in un'eventuale fase di recupero del credito.