Fatturazione elettronica 2026: la guida completa.

Come funziona la fattura elettronica oggi

La fattura elettronica è un documento in formato strutturato XML (il tracciato "FatturaPA") che non viene inviato direttamente al cliente, ma transita dal Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Lo SDI è il "postino digitale" obbligatorio: riceve la fattura, ne controlla la correttezza formale, e la recapita al destinatario sul canale corretto.

Il flusso, semplificato, è questo:

1. Il software dello studio (o del contribuente) genera la fattura in formato XML
2. La fattura viene firmata/trasmessa allo SDI tramite un canale accreditato
3. Lo SDI esegue i controlli automatici (P.IVA, codice destinatario, coerenza valori)
4. Se i controlli passano, lo SDI recapita la fattura al destinatario e restituisce una ricevuta di consegna
5. Se i controlli falliscono, lo SDI restituisce una ricevuta di scarto e la fattura si considera non emessa
6. La fattura va infine conservata digitalmente a norma

L'obbligo di fatturazione elettronica tra privati è ormai generalizzato: salvo limitate eccezioni soggettive, riguarda la quasi totalità dei titolari di P.IVA, inclusi i forfettari.

Chi è obbligato (e i forfettari)

In via generale sono obbligati alla fatturazione elettronica praticamente tutti i soggetti titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, per le operazioni effettuate verso altri soggetti IVA (B2B), verso la Pubblica Amministrazione (B2G) e verso i consumatori finali (B2C).

Il punto più discusso negli ultimi anni ha riguardato i forfettari. La regola attuale, da inquadrare con prudenza perché frutto di un'estensione graduale:

• Inizialmente i forfettari erano esonerati dall'obbligo
• È poi stata introdotta una fase intermedia con obbligo legato a una soglia di ricavi/compensi dell'anno precedente
• Dal 2024 l'obbligo è esteso a tutti i forfettari, indipendentemente dall'ammontare dei compensi

Restano alcune esclusioni soggettive di nicchia previste dalla normativa (ad esempio determinate categorie sanitarie per le operazioni i cui dati confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria, con regole specifiche e variabili nel tempo). Per i casi particolari è sempre opportuno verificare la disciplina vigente caso per caso.

Il codice destinatario e la PEC

Perché lo SDI sappia dove consegnare la fattura, occorre indicare il recapito del destinatario. Esistono tre situazioni principali:

Caso	Cosa si indica	Come riceve il cliente
Cliente con canale accreditato	Codice destinatario a 7 caratteri	La fattura arriva direttamente sul gestionale/canale del cliente
Cliente con PEC (e senza codice)	Codice destinatario "0000000" + indirizzo PEC	La fattura viene recapitata via PEC
Consumatore finale / recapito non disponibile	Codice destinatario "0000000"	La fattura non viene "consegnata" su un canale: il cliente la recupera dal proprio cassetto fiscale (area riservata AdE)

Una buona pratica è registrare il proprio canale telematico nel servizio di "registrazione dell'indirizzo telematico" dell'Agenzia delle Entrate: in questo modo lo SDI recapita sempre le fatture sul canale prescelto, a prescindere da ciò che il fornitore indica nel singolo documento. Per i privati consumatori, oltre alla messa a disposizione nel cassetto fiscale, va comunque rilasciata copia (cartacea o digitale "di cortesia").

Tipi e casi particolari

Il tracciato XML prevede un tipo documento che identifica la natura della fattura. Di seguito i più comuni — l'elenco completo è ampio e va consultato sulle specifiche tecniche vigenti, quindi qui restiamo prudenti sui codici:

Tipo	Significato
TD01	Fattura "ordinaria"
TD04	Nota di credito (variazione in diminuzione)
TD05	Nota di debito (variazione in aumento)
TD24	Fattura differita
TD17 / TD18 / TD19	Tipi tipicamente usati per integrazione/autofattura in reverse charge e acquisti dall'estero

Alcuni casi particolari da conoscere:

• Autofattura: documento che il cessionario/committente emette a sé stesso in situazioni specifiche (ad esempio per regolarizzare un'operazione o nei casi di reverse charge), con i codici dedicati previsti dal tracciato
• Reverse charge (inversione contabile): l'IVA è assolta dal destinatario; l'operazione viene gestita con integrazione del documento ricevuto, tramite i tipi documento previsti
• Fatture verso la Pubblica Amministrazione: seguono il formato "FatturaPA" e, nei casi previsti, il meccanismo dello split payment (scissione dei pagamenti), in cui la PA versa l'IVA direttamente all'Erario
• Note di credito: utilizzate per rettificare in diminuzione una fattura già emessa (storni, resi, abbuoni), nel rispetto delle condizioni e dei termini di legge per la variazione IVA

Termini di emissione e numerazione

La data di emissione della fattura elettronica coincide, nella sostanza, con la data di trasmissione allo SDI. I termini fondamentali:

• Fattura immediata: va emessa (trasmessa allo SDI) entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione
• Fattura differita: per le cessioni documentate da documento di trasporto (o documento equivalente), può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, riepilogando le operazioni del mese

La numerazione deve essere progressiva e tale da identificare in modo univoco ogni documento. È ammessa una numerazione per serie/sezionali, purché coerente e ordinata. È importante che la numerazione non presenti "buchi" ingiustificati e che resti allineata alla data del documento, soprattutto in caso di scarti e ritrasmissioni.

L'imposta di bollo sulle fatture elettroniche

L'imposta di bollo (2€ per documento, al ricorrere dei presupposti) è dovuta sulle fatture relative a operazioni non soggette a IVA — esenti, escluse, fuori campo, non imponibili in determinati casi — quando l'importo dell'operazione supera la soglia di legge (attualmente 77,47€).

Per le fatture elettroniche:

• Sul documento XML va valorizzato il campo che attesta l'assolvimento del bollo
• L'Agenzia delle Entrate calcola automaticamente l'importo dovuto sulla base delle fatture transitate dallo SDI e lo mette a disposizione nell'area riservata
• Il versamento avviene con cadenza trimestrale, secondo le scadenze fissate dalla normativa (con possibilità, sotto determinate soglie, di accorpare i versamenti)

È buona norma controllare il prospetto AdE prima di ogni versamento: il calcolo automatico può essere integrato o corretto dal contribuente quando rileva fatture soggette a bollo non intercettate dal sistema.

Esterometro / operazioni transfrontaliere

Le operazioni con soggetti non stabiliti in Italia (il cosiddetto "esterometro") non sono più gestite con una comunicazione separata in formato proprietario: i relativi dati si trasmettono attraverso lo stesso canale SDI, usando il formato XML della fattura elettronica.

In sintesi:

• Per le cessioni/prestazioni verso l'estero si trasmette il documento allo SDI indicando il codice destinatario convenzionale previsto per i soggetti esteri (di norma "XXXXXXX")
• Per gli acquisti dall'estero si predispone il documento di integrazione/autofattura con i tipi documento dedicati
• I termini di trasmissione sono ancorati ai momenti di effettuazione/ricezione dell'operazione secondo le regole vigenti

Trattandosi di una materia con specifiche tecniche aggiornate nel tempo, conviene verificare di volta in volta i codici e i termini applicabili.

Conservazione a norma 10 anni

Emettere e ricevere correttamente la fattura non basta: le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente a norma. Non è sufficiente salvare l'XML o il PDF di cortesia in una cartella o sul gestionale — quella non è conservazione a norma.

La conservazione a norma richiede un processo che, in conformità al Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e alle linee guida AgID, garantisca integrità, autenticità, leggibilità e immodificabilità dei documenti nel tempo, con marca temporale e rapporti di versamento. Le fatture vanno conservate per almeno 10 anni.

Errori comuni e scarti SDI

Quando lo SDI rifiuta una fattura restituisce una ricevuta di scarto con un codice che ne spiega il motivo. Il principio chiave è netto: una fattura scartata si considera non emessa. Va corretta e ritrasmessa, di norma entro 5 giorni dalla notifica di scarto, mantenendo coerenti data e numerazione per non incorrere in tardiva emissione.

Gli scarti più frequenti riguardano:

• Dati identificativi errati del cedente o del cessionario (P.IVA o codice fiscale non validi o inesistenti in Anagrafe Tributaria)
• Codice destinatario non valido o non coerente con la PEC indicata
• Incongruenze nei valori (imponibile, IVA, totali che non quadrano)
• Numerazione o data non coerenti, fattura duplicata già presente nel sistema
• Errori formali sul tracciato XML (campi obbligatori mancanti o formato non conforme)

Attenzione alle date: in caso di scarto a cavallo di mese o di trimestre, la gestione di data e numerazione richiede cura per evitare contestazioni su tardiva o omessa fatturazione.

Come gestirla bene nello studio

Il vero salto di qualità non è "fare la fattura elettronica" — quello è obbligatorio — ma integrare l'intero ciclo senza passaggi manuali che generano errori. Il flusso ideale dello studio è continuo:

1. Emissione: generazione XML corretta, con codice destinatario/PEC e tipo documento giusti
2. Ricezione: le fatture passive entrano in un unico flusso, già associate al cliente corretto
3. Registrazione: i dati vengono riconciliati con la contabilità e i registri IVA
4. Conservazione: ogni documento finisce automaticamente nel processo di conservazione a norma 10 anni
5. Archiviazione e ricerca: ogni fattura è recuperabile in pochi secondi, nel posto giusto

Optlyx Prisma aiuta lo studio proprio su questa parte: la gestione documentale tiene insieme fatture, F24, dichiarazioni e documenti fiscali; l'archiviazione AI classifica e instrada automaticamente ogni documento nella cartella e nel cliente corretti (riconoscendo P.IVA, codice fiscale, tipo documento); la conservazione a norma garantisce la retention 10 anni a regola d'arte. Lo studio smette di cercare le fatture e inizia a fidarsi del fatto che siano dove devono essere, conservate come devono essere.

Checklist fattura elettronica

1. Generi le fatture in formato XML e le trasmetti allo SDI con un canale accreditato?
2. Indichi sempre il codice destinatario corretto (o la PEC, o "0000000" per i privati)?
3. Rispetti i termini di emissione (12 giorni per l'immediata, giorno 15 del mese successivo per la differita)?
4. Usi il tipo documento giusto per autofatture, reverse charge, note di credito?
5. Gestisci correttamente l'imposta di bollo (campo XML + versamento trimestrale, verificando il prospetto AdE)?
6. Trasmetti i dati delle operazioni con l'estero via SDI nei termini?
7. Hai un processo di conservazione a norma 10 anni attivo (non solo PDF salvati)?
8. Monitori gli scarti SDI e ritrasmetti nei termini, curando data e numerazione?

Conclusione

La fatturazione elettronica è ormai infrastruttura: dataci per scontata, è dove si nascondono i piccoli errori che diventano grandi problemi — fatture scartate non ritrasmesse, bolli dimenticati, conservazione "fatta col salvataggio sul gestionale". Gestirla bene non significa conoscere ogni codice a memoria, ma avere un flusso integrato e affidabile che riduce al minimo gli interventi manuali.

Per uno studio, la differenza tra subire la fattura elettronica e governarla è tutta qui: ricezione, registrazione, archiviazione e conservazione devono essere un'unica catena, non quattro attività scollegate.

Optlyx Prisma mette insieme gestione documentale, archiviazione AI dei documenti fiscali e conservazione a norma in un'unica piattaforma pensata per gli studi commercialisti italiani: le fatture entrano, vengono classificate e instradate da sole, e finiscono conservate a regola d'arte per i 10 anni richiesti — senza che nessuno debba ricordarsi di farlo a mano.

Domande frequenti sulla fatturazione elettronica